En digital kørebog kan give et sikrere grundlag for skattefri kørselsgodtgørelse end et Excel-ark. Forskellen ligger især i registreringen af ture, håndteringen af rettelser og arbejdsgiverens kontrol. Digital registrering er dog ikke i sig selv et krav. En påstand om generelt skærpede dokumentationskrav fra Skattestyrelsen i 2026 bør heller ikke lægges til grund uden en konkret regelhenvisning. Det afgørende er, at kørslen er tilstrækkeligt dokumenteret, og at betingelserne for skattefri godtgørelse er opfyldt.

Hvad en digital kørebog skal dokumentere

Skattefri kørselsgodtgørelse er en betaling, som en arbejdsgiver under bestemte betingelser kan give dig for erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Det er ikke det samme som kørselsfradrag. Kørebogen skal give arbejdsgiveren mulighed for at kontrollere, hvilke ture betalingen vedrører, og hvordan beløbet er beregnet. En kalenderaftale med teksten ”kundemøde” fortæller eksempelvis ikke, hvor langt du faktisk kørte. Undlad at skrive ”se guiden” i feltet til kørselsformål, da formålet skal fremgå af selve dokumentationen.

Dokumentationen skal blandt andet indeholde følgende oplysninger:

• Dit navn, din adresse og dit CPR-nummer.
• Datoen for kørslen og dens erhvervsmæssige formål.
• Kørslens mål og eventuelle delmål.
• Antallet af kørte kilometer.
• Den anvendte sats og beregningen af godtgørelsen.

Alle oplysninger behøver ikke stå på hver enkelt turlinje, hvis de fremgår tydeligt af det samlede afregningsbilag. En digital løsning kan samle oplysningerne, men du skal stadig beskrive formålet præcist. ”Besøg hos kunde om tilbud på tagarbejde” siger mere end blot ”arbejde”. Den beskrivelse er også forståelig, når bilaget bliver læst flere måneder senere.

Registrering tæt på turen giver færre huller

Et Excel-ark kræver normalt, at du selv husker at skrive hver tur ind. Venter du til månedens udgang, skal du måske rekonstruere tirsdagens kundebesøg ud fra kalenderen, beskeder og hukommelsen. Det kan være svært, hvis du også hentede materialer undervejs eller kørte til en anden adresse end planlagt.

En digital kørebog med automatisk turregistrering kan gemme tidspunkt, rute og distance under kørslen. Så har du et konkret udgangspunkt, når turens formål skal tilføjes. Det er en praktisk hjælp, men ingen garanti for korrekt dokumentation. GPS-signalet kan svigte, en tur kan blive delt forkert, og telefonen kan løbe tør for strøm.

Gennemgå derfor registreringerne løbende. Kontrollér destinationen, ret fejl, og angiv det erhvervsmæssige formål, mens du stadig kan huske besøget. Automatikken sparer især indtastning. Den erstatter ikke din vurdering af, hvad kørslen vedrørte.

Rettelser skal kunne forklares bagefter

Svagheden ved et almindeligt regneark er ikke, at det nødvendigvis indeholder fejl. Problemet er, at oplysninger let kan overskrives uden en tydelig forklaring. Bliver 42 kilometer ændret til 57, kan det senere være svært at se, hvem der rettede tallet, hvornår det skete, og hvorfor. Versionshistorik kan hjælpe, men det afhænger af, hvordan filen er sat op og opbevaret.

En digital løsning med ændringslog kan bevare både den oprindelige registrering og den efterfølgende rettelse. Det giver et mere gennemskueligt forløb, hvis arbejdsgiveren spørger til en bestemt tur. Funktionen findes ikke i alle systemer, så undersøg konkret, hvilke ændringer løsningen gemmer.

Se især efter, om godkendte perioder kan låses, og om en genåbning bliver registreret. En rettelse bør ledsages af en begrundelse, eksempelvis at en omvej skyldtes en lukket vej. En synlig korrektion med dato og forklaring giver et bedre kontrolgrundlag end sletning eller overskrivning uden spor.

Arbejdsgiverens kontrol kræver mere end en eksport

Arbejdsgiveren skal kontrollere grundlaget for den skattefri kørselsgodtgørelse. Derfor er det ikke nok at aflevere en fil med et samlet kilometertal og et beløb. Kontrollen skal også omfatte kørselsformålet, destinationerne, kilometerne og den anvendte sats. En digital arbejdsgang kan understøtte kontrollen ved at holde indberetning og godkendelse adskilt, så en anden person gennemgår afregningen.

Forestil dig, at du indberetter 240 erhvervskilometer, og at arbejdsgiveren i eksemplet anvender 3,00 kr. pr. kilometer. Godtgørelsen bliver dermed 720,00 kr. Er en privat tur på 24 kilometer fejlagtigt kommet med, bliver beløbet 72,00 kr. for højt. Satsen er kun valgt til regneeksemplet og er ikke den officielle sats for 2026.

En korrekt formel er altså ikke tilstrækkelig. Regnearket kan gange helt rigtigt, selv om grundlaget er forkert. En godkendelsesfunktion har først reel værdi, når nogen undersøger de indberettede ture og får afklaret tvivl før udbetalingen.

Automatik kan ikke afgøre alle skatteregler

En registreret biltur bliver ikke automatisk erhvervsmæssig, fordi den foregår i arbejdstiden. Ved kørsel mellem hjemmet og en arbejdsplads skal du eksempelvis være opmærksom på 60-dages-reglen. Den handler overordnet om antallet af arbejdsdage med kørsel mellem hjemmet og den samme arbejdsplads inden for de forudgående 12 måneder. En korrekt vurdering forudsætter derfor, at kørselsmønstret er registreret ordentligt.

Nogle digitale kørebøger kan hjælpe med at tælle dage på de enkelte arbejdssteder. Undersøg dog, hvordan systemet håndterer forskellige adresser, ændrede arbejdssteder og manglende registreringer. En automatisk markering kan bygge på et forkert grundlag, hvis adressen er indtastet upræcist.

Private ærinder undervejs kræver også opmærksomhed. Kører du fra et kundebesøg til en privat aftale, skal kørslen vurderes og opdeles korrekt. En GPS-enhed registrerer, hvor bilen har været, men ved ikke nødvendigvis hvorfor. Ved tvivl om en konkret tur bør den lønansvarlige eller en skatterådgiver afklare behandlingen, inden godtgørelsen udbetales.

Adgang og opbevaring skal fungere i praksis

En digital kørebog rummer oplysninger om dine bevægelser og kan indgå i bilag med personoplysninger. Sikkerhed handler derfor også om, hvem der har adgang til oplysningerne. Undersøg mulighederne for særskilte brugerrettigheder, stærk loginbeskyttelse og begrænset adgang til private ture. Arbejdsgiverens behov for dokumentation betyder ikke, at alle kolleger skal kunne følge din kørsel.

Spørg også, hvad der sker, hvis abonnementet ophører, eller virksomheden skifter lønsystem. Relevante registreringer, beregninger og godkendelser skal kunne hentes ud i et læsbart format. En eksport bør bevare detaljerne bag beløbet frem for blot at vise månedens samlede godtgørelse.

Bed eventuelt om en prøveeksport, før du vælger løsning. Kontrollér, om dato, destination, formål, kilometer, sats og godkendelse følger med. Aftal desuden, hvem der tager sikkerhedskopi, og hvordan bilagene opbevares efter de gældende regler. Findes dokumentationen kun bag et login, der lukkes ved et jobskifte, kan den være vanskelig at fremskaffe ved en senere kontrol.